Assistant·e administratif·ve et commercial·e (Formation Continue, Pôle Big Data et Intelligence Artificielle)

Caractéristiques du poste :

Date limite : mardi 25 juin 2019
Service : Direction de la Formation Continue (FC) / Pôle Big Data et Intelligence Artificielle
Localisation : 37-39 rue Dareau, 75014 puis Palaiseau (91) en septembre 2019
Poste à pourvoir en : CDD de 36 mois

Missions

 

1    Assurer le suivi des opérations de promotion et de recrutement des stagiaires des formations courtes, certifiantes et diplômantes Big Data et Intelligence Artificielle (IA)

 

2    Assurer la gestion administrative des stagiaires en formations Big Data et IA

 

3  Participer à la gestion de la scolarité et au suivi des formations Big Data et IA

 

Activités

1   Assurer le suivi des opérations de promotion et de recrutement des stagiaires des formations courtes, certifiantes et diplômantes Big Data et Intelligence Artificielle

  • Participe à la préparation, à la diffusion et à la réalisation d’actions promotionnelles auprès des candidats et des prescripteurs (salons professionnels, salons d’étudiants, journées portes ouvertes, etc.)
  • Accueille, renseigne et conseille les prospects afin de les informer sur l’offre de formation et la règlementation relative à la formation professionnelle continue
  • Met à jour la base de données des prospects et des anciens
  • Prépare les entretiens de recrutement (constitution des dossiers des candidats pour le pilote de l’entretien, convocations, …), dans le cadre des formations certifiantes et diplômantes- Suit les retours des opérations de promotion (tenue des statistiques, relances, …)
  • Évalue les besoins de matériel promotionnel, élabore des prévisions de consommation et tient à jour le stock des brochures commerciales

2  Assurer la gestion administrative des stagiaires en formations Big Data et IA

  • Gère les dossiers d’inscription, les demandes de financement et les relations avec les entreprises d’accueil. Informe les entreprises d’accueil de la législation en matière de contrat de professionnalisation
  • Établit les conventions de formation avec les entreprises clientes conformément aux modèles en vigueur
  • Établit les contrats de formation avec les « stagiaires payeurs » conformément aux modèles en vigueur
  • Rédige et transmet les documents demandés par les organismes de financement et les stagiaires conformément aux conventions signées ou en cours de préparation
  • Effectue le suivi mensuel de la facturation des stagiaires et déclenche les émissions de titres de recettes conformément aux procédures de l’Ecole
  • Tient à jour les dossiers administratifs des stagiaires (états périodiques des inscrits, circuit arrivée et départ, attestations, suivi des absences, etc.)
    –          Assure le classement et la tenue à jour des dossiers administratifs (documents, mémoires, projets)
    –          Applique le processus de déploiement des formations
    –          Finalise le dossier de facturation des stagiaires

3   Participer à la gestion de la scolarité et au suivi des formations Big Data et IA

  • Assiste les responsables de formation dans l’organisation et la coordination avec les intervenants (réservation de salles et d’équipements, gestion des déplacements, …)
  • Participe à l’élaboration des emplois du temps et en assure les ajustements en collaboration avec les responsables de formation
  • Le cas échéant, apporte un soutien et des conseils aux stagiaires pour leur recherche de stage ou de contrat en alternance, notamment en contactant les anciens et les intervenants afin de faciliter la mise en relation
  • Réunit la documentation fournie par les intervenants et la distribue aux stagiaires
  • Mobilise les ressources nécessaires à la tenue des formations (commandes aux sous-traitants, réservation salles, vidéo, etc.)
  • Saisit les déclarations d’activités d’enseignement dans le logiciel prévu à cet effet, conformément aux plannings réalisés des formations, et tient à jour la base de données des intervenants
  • Prépare les fiches d’évaluation et les synthèses en fonction des demandes des Responsables pédagogiques
  • Participer au développement des relations avec les organismes de financement, les prescripteurs et les entreprises

4  Activités Diverses

  • Respecte les processus et modes opératoires mis en place pour l’ensemble des assistantes en charge des formations courtes, certifiantes et diplômantes
  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions
  • Assure, en tant que de besoin, toute activité nécessaire à la continuité de service

 

Compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Diplôme Bac + 2 ou équivalent
  • Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ à 4 ans ou
  • Expérience professionnelle ≥ à 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Connaissance de la réglementation relative à la formation professionnelle
  • Connaissance des organismes de financement de formations et des procédures de montage de dossiers auprès de ces organismes
  • Expérience significative d’organisation et de gestion de programmes de formation continue
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et des outils de communication (Internet, messagerie électronique, etc.)
  • Pratique de logiciels de gestion de formation

Compétences, connaissances et expériences souhaitables  :

  • Pratique de logiciels de gestion de relation client
  • Une expérience d’actions commerciales promotionnelles, notamment l’organisation et la participation à des salons d’étudiants et à des Journées portes ouvertes serait un plus

Capacités et aptitudes :

  • Bonne aptitude à la communication et à l’établissement de relations de confiance avec ses interlocuteurs
  • Capacité à travailler avec une importante autonomie
  • Capacités rédactionnelles
  • Gestion des priorités
  • Aptitude à conduire des missions variées
  • Organisation et rigueur
  • Disponibilité et capacité d’adaptation

Contact et modalités de candidature

  • Ons Jelassi Ben AtallahEnseignante - Responsable de programmes de formationTélécom Paris01 45 81 79 56emailemail

recrutement@telecom-paristech.fr

Modalités de candidature  :

Envoyer 

  • un curriculum vitae
  • une lettre de motivation

Par mail à : recrutement(@)telecom-paristech.fr