Assistant·e administratif·ve et commercial·e (Formation Continue, Pôle Formations diplômantes et qualifiantes)

Caractéristiques du poste :

Date limite : mardi 25 juin 2019
Service : Direction de la Formation Continue (FC) / Pôle Formations diplômantes et qualifiantes
Localisation : 37-39 rue Dareau, 75014 – Palaiseau à partir de septembre 2019
Poste à pourvoir en : CDD de 12 mois

Missions

1.  Assurer le suivi des opérations de promotion et de recrutement des stagiaires

2. Assurer la gestion administrative des stagiaires en formations longues

3. Participer à la gestion de la scolarité et au suivi des formations longues

4. Participer au développement des relations avec les organismes de financement, les prescripteurs et les entreprises   

 

Activités

1. Assurer le suivi des opérations de promotion et de recrutement des stagiaires

  • Participe à la préparation, à la diffusion et à la réalisation d’actions promotionnelles auprès des candidats et des prescripteurs (salons d’étudiants, journées portes ouvertes, etc.), principalement dans le cadre des mastères spécialisés
  • Accueille, renseigne et conseille les prospects afin de les informer sur l’offre de formations et la règlementation relative à la formation professionnelle continue
  • Met à jour la base de données des prospects et des anciens, principalement dans le cadre des MS
  • Prépare les entretiens de recrutement (constitution des dossiers des candidats pour le pilote de l’entretien, convocations, …), principalement dans le cadre des mastères spécialisés
  • Suit les retours des opérations de promotion (tenue des statistiques, relance, …)
  • Evalue les besoins de matériel promotionnel, élabore des prévisions de consommation et tient à jour le stock des brochures commerciales

2. Assurer la gestion administrative des stagiaires en formations longues

  • Gère les dossiers d’inscription, les demandes de financement et les relations avec les entreprises d’accueil. Informe les entreprises d’accueil de la législation en matière de contrat de professionnalisation
  • Etablit les conventions de formation avec les entreprises clientes conformément aux modèles en vigueur
  • Etablit les contrats de formation avec les « stagiaires payeurs » conformément aux modèles en vigueur
  • Rédige et transmet les documents demandés par les organismes de financement et les stagiaires conformément aux conventions signées ou en cours de préparation
  • Effectue le suivi mensuel de la facturation des stagiaires et déclenche les émissions de titres de recettes conformément aux procédures de l’Ecole
  • Tient à jour les dossiers administratifs des stagiaires (états périodiques des inscrits, circuit arrivée et départ, attestations, suivi des absences, etc.)
  • Assure le classement et la tenue à jour des dossiers administratifs (documents, mémoires, projets)

3. Participer à la gestion de la scolarité et au suivi des formations longues

  • Assiste les responsables de formation dans l’organisation et la coordination avec les intervenants (réservation de salles et d’équipements, gestion des déplacements, …)
  • Participe à l’élaboration des emplois du temps et en assure les ajustements en collaboration avec les responsables de formation
  • Le cas échéant, apporte un soutien et des conseils aux stagiaires pour leur recherche de stage ou de contrat en alternance, notamment en contactant les anciens et les intervenants afin de faciliter la mise en relation
  • Réunit la documentation fournie par les intervenants et la distribue aux stagiaires
  • Mobilise les ressources nécessaires à la tenue des formations (commandes aux sous traitants, réservation salles, vidéo, etc.)
  • Saisit les déclarations d’activités d’enseignement dans le logiciel prévu à cet effet, conformément aux plannings réalisés des formations, et tient à jour la base de données des intervenants
  • Prépare les fiches d’évaluation et les synthèses en fonction des demandes des Responsables pédagogiques

4. Participer au développement des relations avec les organismes de financement, les prescripteurs et les entreprises

5. Activités diverses

  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions
  • Assure, en tant que de besoin, toute activité nécessaire à la continuité de service

 

Compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Diplôme Bac + 2 ou équivalent
  • Diplôme Bac avec expérience professionnelle ≥ à 4 ans ou
  • Expérience professionnelle ≥ à 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Connaissance de la réglementation relative à la formation professionnelle
  • Connaissance des organismes de financement de formations et des procédures de montage de dossiers auprès de ces organismes
  • Expérience significative d’organisation et de gestion de programmes de formation continue
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et des outils de communication (Internet, messagerie électronique, etc.)
  • Pratique de logiciels de gestion de formation

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :

  • Pratique de logiciels de gestion de relation client
  •  Une expérience d’actions commerciales promotionnelles, notamment l’organisation et la participation à des salons d’étudiants et à des Journées portes ouvertes serait un plus

 Capacités et aptitudes :

  • Bonne aptitude à la communication et à l’établissement de relations de confiance avec ses interlocuteurs
  • Capacité à travailler avec une importante autonomie
  • Capacités rédactionnelles
  • Gestion des priorités
  • Aptitude à conduire des missions variées
  • Organisation et rigueur
  • Disponibilité et capacité d’adaptation

 

Contact et modalités de candidature

  • Laurence BergerResponsable Pôle Formations diplômantes et qualifiantesTélécom Parisemailemail

Modalités de candidature  :

Envoyer 

  • un curriculum vitae
  • une lettre de motivation

Par mail à : recrutement(@)telecom-paristech.fr