Assistant·e de la direction des Relations Internationales

Caractéristiques du poste :

Date limite : vendredi 28 juin 2019
Service : Direction des Relations Internationales (DRI)
Localisation : 46 rue Barrault, 75013 Paris – 19 place Marguerite Pérey 91120 Palaiseau à partir de novembre 2019
Poste à pourvoir en : CDD de 6 mois

Missions

1. Assister le responsable et les autres membres du service

2. Assurer les activités administratives de la DRI

3. Contribuer à la gestion des relations extérieures du service

Activités

1. Assister le responsable et les autres membres du service

  • Prend en charge l’organisation du secrétariat du service (responsable et autres membres)
  • Coordonne toutes les actions nécessaires au bon déroulement de visites de partenaires, des réunions organisées par la DRI et des manifestations organisées en collaboration avec d’autres services
  • Assure l’accueil et les relations de tiers travaillant avec le responsable ou les autres membres du service

2. Assurer la gestion et les activités administratives de la DRI

  • Gère les demandes de titre de séjour pour tous les étudiants et doctorants de l’École
  • Contribue à la rédaction des contenus de formulaires, rapports et dossiers pour les programmes internationaux d’échanges d’étudiants
  • Produit des tableaux de bord en fonction des demandes du responsable et les autres membres du service
  • Met à jour des indicateurs pour la direction de la Formation Initiale (DFI), l’École Télécom ParisTech, l ‘Institut Mines-Télécom et l’Institut Polytechnique de Paris
  • Procède à la classification et à l’archivage des conventions internationales, maintient à jour la liste des conventions et les informations de contact dans les établissements partenaires, les rend visibles pour l’ensemble de la DRI
  • Gère les consommables et les ressources matérielles de la DRI

3 Participer à la gestion des relations extérieures du service

  • Assure l’accueil du public dans le cadre d’évènements
  • Représente la DRI auprès de la Préfecture de Police de Paris pour les titres de séjour
  • Assure une veille sur l’évolution des formalités administratives liées à l’accueil d’étudiants étrangers
  • Contribue à entretenir le lien avec les partenaires internationaux, notamment concernant la mobilité des étudiants
  • Travaille avec la DFI pour l’envoi des relevés de notes des étudiants sortants et entrants, la diplomation des étudiants en double-diplôme
  • Participe à l’accueil et l’accompagnement des étudiants étrangers durant leur séjour
  • Assiste la responsable des mobilités sortantes des étudiants de l’École pour la constitution et l’envoi des dossiers de candidature vers les établissements partenaires
  • Assiste la responsable des mobilités entrantes pour l’édition et l’envoi des lettres d’admission ainsi que l’information auprès des étudiants admis
  • Répond aux sollicitations d’informations sur l’école et ses cursus

4 Activités diverses

  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions
  • Participe à des projets et à des groupes de travail dans ses domaines de responsabilité
  • Assure en tant que de besoin toute activité relevant de ses compétences nécessaire au bon fonctionnement du service

Compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Niveau Bac+2 ou équivalent
  • Niveau Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans ou
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Très bonne pratique de l’anglais écrit et parlé
  • Savoir rédiger en français
  • Rigueur dans l’organisation et la gestion des tâches administrative
  • Maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication
  • Connaissance de l’organisation de l’Enseignement supérieur en France, et des Grandes écoles en particulier

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :

  • Expérience professionnelle internationale, de préférence dans l’enseignement supérieur ou en lien avec celui-ci
  • Connaissance des institutions et des outils de la coopération internationale
  • Connaissance de l’enseignement supérieur dans des pays étrangers
  • Pratique de plusieurs langues étrangères

Capacités et aptitudes :

  • Aptitudes et intérêt pour le travail en équipe
  • Aptitude à échanger et collaborer avec des interlocuteurs d’établissements d’enseignement supérieur au plan international
  • Sens relationnel (collègues dans et hors de l’École, étudiants)
  • Sens de la diplomatie dans les relations internationales
  • Aisance rédactionnelle
  • Autonomie, rigueur dans la réalisation des activités, sens de l’organisation

Contact et modalités de candidature

  • Jean-François NavinerDirecteur des relations internationalesTélécom Parisemailemail

Modalités de candidature  :

Envoyer 

  • un curriculum vitae
  • une lettre de motivation

Par mail à : recrutement(@)telecom-paristech.fr