Cadre administratif·ve

Caractéristiques du poste :

Date limite : mercredi 10 juillet 2019
Service : Département Images, Données, Signal (IDS)
Localisation : 46 rue Barrault 75013 Paris – 19 place Marguerite Pérey 91120 Palaiseau à partir de novembre 2019
Poste à pourvoir en : CDI

Missions

Assurer le suivi, la prévision et la planification de la gestion budgétaire du département et des contrats de recherche.

Assurer le suivi de l’organisation administrative et logistique du département.

Activités

1. Assure le suivi, la prévision et la planification de la gestion budgétaire du département et des contrats de recherche

  • Assure le suivi et gestion administrative et financière des contrats de recherche :
    • Établit les devis des contrats industriels.
    • Apporte un support aux Enseignants-Chercheurs pour les contrats à subventions publiques ou européennes (réalise les annexes financières, complète les parties administratives des dossiers).
    • Suit les dépenses et les échéances contractuelles de facturation.
    • Établit, à la demande des enseignants-chercheurs, des bilans financiers de leurs projets en cours.
    • Élabore les rapports financiers et les rapports de gestion pour le Département et pour les contrats (relevé de dépenses, « costs statement »).
    • Coordonne le rendu des feuilles de temps
    • Contrôle les annexes financières des contrats soumis
    • Gère les tableaux de bord des prévisions, des recettes et dépenses afférant aux contrats du Département
  • Assure l’interface avec la division Finances ; à ce titre, est en charge :
    • de l’enregistrement des commandes
    • de la vérification des livraisons et des facturations
    • du suivi et la prévision budgétaire
    • du règlement des litiges d’ordre financier
  • Assure le suivi budgétaire des déplacements professionnels

2. Assurer le suivi de l’organisation administrative et logistique du département

  • Assure l’encadrement de la cellule administrative :
    • Assiste aux conseils et aux réunions de département.
    • Assure l’information et le suivi des actions entreprises au sein du département.
    • Organise des manifestations internes à l’École (réunions de travail, réceptions, séminaires…).
    • Conduit les entretiens annuels des membres de la cellule administrative.
  • Assure le suivi de la gestion administrative du personnel :
    • Assure l’interface avec la Direction des Ressources Humaines.
    • Diffuse la documentation l’informant des évolutions de gestion.
    • Assure l’accueil et l’installation des nouveaux permanents, stagiaires, doctorants, post-doctorants, sabbatiques.
  • Gère les locaux du Département en interface avec le Secrétariat Général :
    • Suit la gestion et la mise à jour du plan d’occupation de locaux du département
    • Suit l’amélioration des locaux : demandes de travaux d’entretiens, déménagements…
    • Effectue l’achat de mobilier et suit les opérations
  • Assure la gestion des archives du département
    • Veille au respect des délais d’archivage
    • Informe le personnel des modalités d’archivage
    • Garantit la conformité du traitement des archives avec les règles en vigueur

3. Activités diverses

  • Participe à des projets et à des groupes de travail dans ses domaines de responsabilité
  • Rend compte régulièrement des activités et des résultats qui relèvent de ses missions auprès du Responsable du département IDS
  • Assure, en tant que de besoin, toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service

Compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Diplôme Bac + 5 ou équivalent
  • Diplôme Bac + 4 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans
  • Diplôme Bac + 3 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 6 ans
  • Diplôme Bac + 2 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 10 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Très bonne connaissance des règles de la comptabilité publique et des règles de gestion budgétaire.
  • Compétence en méthodologie de conduite de projets.
  • Maîtrise des logiciels de bureautique (tableur, base de données) et de gestion.
  • Bonne connaissance de la langue anglaise.

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :

  • Connaissance de l’organisation de l’École Télécom Paris.
  • Connaissances en droits public et des contrats.
  • Connaissances en comptabilité analytique.

Capacités et aptitudes :

  • Capacité à travailler et à s’affirmer au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
  • Capacité d’initiative.
  • Sens des relations humaines.
  • Sens de l’organisation : capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Contact et modalités de candidature

  • Gaël RichardResponsable du Département IDSTélécom Parisemailemail

Envoyer 

  • CV
  • lettre de motivation

par mail à : recrutement(@)telecom-paris.fr