Secrétaire - gestionnaire

Caractéristiques du poste :

Date limite : mercredi 31 juillet 2019
Service : Direction de la Formation Continue (FC) Télécom Evolution
Localisation : 46 rue Barrault 75013 Paris – 19 place Marguerite Pérey 91120 Palaiseau à partir de novembre 2019 – Des journées sont à prévoir sur le site de Paris 15e Villa Thoreton
Poste à pourvoir en : CDD de 12 mois

Missions

Participer à l’organisation administrative et logistique du service

Collaborer au suivi de l’exécution du budget et à la gestion des activités de formation continue

Activités

1. Participer à l’organisation administrative et logistique du service

Secrétariat :

  • Archive les déclarations d’activités d’enseignement.
  • Réalise les diplômes des Certificat d’Études Spécialisées et en tient l’inventaire.

Suivi logistique :

  • Pilote les prêts de matériels informatiques avec le concours du gestionnaire du futur site Villa Thoreton (ordinateurs portables, vidéo projecteurs, connectique et multimédia) et en réalise l’inventaire tous les trimestres.

Logistique liée au déploiement de sessions :

  • Gère et coordonne les réservations des salles de formation de la Formation Continue (FC) ainsi que les salles de réunion (et procède à l’ouverture et/ou à la fermeture de la salle suivant le besoin) et de travaux pratiques. Met à jour l’affichage des écrans d’accueil et d’information au public.
  • Gère les pauses-cafés et les repas des stagiaires, assure l’interface avec les fournisseurs (marchés de restauration) en fonction du planning des formations et réunions.
  • Gère les aléas (désistements, changements de dates …).
  • Intervient dans la préparation logistique des sessions.

2. Collaborer au suivi de l’exécution du budget et à la gestion des activités de formation continue

  • Assure la gestion du processus dépenses pour la FC (saisie et suivi des projets de bons de commande, contrôle et suivi des factures avant validation et/ou certification du responsable PAD, formalise et suit les contrats de prestation avec les intervenants sur honoraires) de tous les sites de Télécom Évolution.
  • Gère et contrôle à postériori l’utilisation des tickets déjeuner stagiaires.
  • Centralise les déclarations d’activité pour la mise en paiement des vacataires et des intervenants sur honoraires.
  • Procède à la mise à jour des tableaux de bords de suivi de l’activité de la FC (inter-entreprises, intra-entreprises, formation longues, suivi des facturations et autres) et contribue à leur évolution.

3. Activités diverses

  • Participe à des évènements (salons, etc.) et à l’organisation logistique et matérielle de colloques ou séminaires.
  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions.
  • Assure, en tant que besoin, toute activité nécessaire à la continuité du service.

Compétences

  • Diplôme Bac ou équivalent, ou
  • Diplôme BEP ou équivalent avec expérience professionnelle supérieure ou égale à 3 ans, ou
  • Expérience professionnelle supérieure ou égale à 6 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Maîtrise des outils bureautiques (Word et Excel) et des outils de gestion (base de données)
  • Maîtrise des outils de communication (Internet, messagerie électronique, etc.)
  • Techniques de classement

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :

  • Connaissance de l’environnement comptable des établissements publics
  • Connaissance du domaine de la formation professionnelle continue : aspects juridiques et légaux, fonctionnement d’un organisme de formation, connaissance du marché et des prestataires pour les différents domaines

Capacités et aptitudes :

  • Bonne aptitude à la communication et au travail en équipe (sens du service)
  • Capacité rédactionnelle
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Discrétion

Contact et modalités de candidature

  • Xavier VachyResponsable Pôle AdministrationTélécom Parisemailemail

Envoyer 

  • CV
  • lettre de motivation

par mail à : recrutement(@)telecom-paris.fr