Gestionnaire missions et dépenses

Caractéristiques du poste :

Date limite : lundi 16 septembre 2019
Service : Secrétariat Général / Division Finances (SG/Fin)
Localisation : 19 Place Marguerite Perey, Palaiseau 91120
46 rue Barrault 75013 PARIS jusqu’à fin octobre 2019
Poste à pourvoir en : CDD droit public de 12 mois

Missions

  1. Assurer les réservations liées aux déplacements professionnels du personnel de Télécom Paris
  2. Assurer les paiements des frais engendrés par ces missions
  3. Assurer le traitement des dossiers de dépenses courantes, autres que les déplacements
  4. Accompagner la division finances sur le pilotage des déplacements de Télécom Paris

 

 

 

Activités

1.  Assurer les réservations liées aux déplacements professionnels du personnel de Télécom Paris

  • Effectue les réservations liées aux transports et à l’hébergement des personnes missionnées par l’École auprès du voyagiste signataire du marché public avec l’outil dédié
  • Contrôle le respect de la politique voyage
  • Conseille les départements/directions sur l’optimisation des déplacements

2.  Assurer les paiements des frais engendrés par ces missions

  • Contrôle les données relatives à l’accomplissement de la mission et établit l’état de frais définitif conformément à la règlementation en vigueur
  • S’assure de la disponibilité des crédits avant d’accepter la prise en charge de la mission
  • Saisit les données relatives à la mission dans l’outil informatique dédié
  • Établit les ordres de mission et les états de frais prévisionnels des personnels et du voyagiste
  • Procède, auprès de l’agence comptable, à la demande de paiement des frais de mission tant pour l’agent que le voyagiste
  • Assure la traçabilité des opérations (classement, archive, etc.)

3.  Accompagner la division finances sur la gestion les déplacements de Télécom Paris

  • Participe à la diffusion de la règlementation et des conditions de déplacement des personnes missionnées par l’École
  • Contribue à l’évolution des procédures liées aux déplacements des personnels et à leurs traitements financiers
  • Contribue à l’évolution de la gestion des missions (dématérialisation, décentralisation, communication sur la situation des paiements, etc.)
  • Contribue à l’évolution du marché public liée aux prestations de voyages
  • Contribue aux opérations de contrôle sur l’état des factures voyagistes et de la situation des remboursements agents
  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent des déplacements

4.  Assurer le traitement des dossiers de dépenses courantes, autres que les déplacements

  • Contrôle et effectue les remboursements aux personnes physiques autres que les missions (menues dépenses)

5.  Activités diverses

  • Assure en tant que de besoin toute activité nécessaire à la continuité de service
  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions

Compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Diplôme Bac+2 ou équivalent ou
  • Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans ou
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Connaissance des règles de comptabilité publique et de la réglementation en matière d’indemnisation de mission
  • Connaissance de la réglementation applicable aux marchés publics liée aux prestations de voyages
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des outils de communication (Internet, messagerie électronique, etc.)

Compétences, connaissances et expériences souhaitables:

  • Connaissance des applications GFD et SIREPA

Capacités et aptitudes :

  • Organisation
  • Rigueur
  • Adaptabilité
  • Capacité à travailler simultanément sur plusieurs dossiers
  • Sens de la confidentialité
  • Bon relationnel
  • Capacité à travailler en équipe

 OBSERVATIONS :

L’ensemble des activités s’effectue dans le respect des règlements et des procédures établies.

Contact et modalités de candidature

Envoyer 

  • CV
  • lettre de motivation

par mail à : recrutement@telecom-paris.fr