Gestionnaire de scolarité

Caractéristiques du poste :

Date limite : vendredi 8 novembre 2019
Service : Direction de la Formation Initiale  (DFI)

Localisation : 19 Place Marguerite Perey, Palaiseau 91120
46 rue Barrault 75013 PARIS jusqu’à fin octobre 2019
Poste à pourvoir en : CDD droit public de 12 mois

Missions

Le gestionnaire scolarité assure ses missions au sein de la direction de la formation initiale et travaille avec l’ensemble des responsables de pôles et en particulier le pôle « suivi et accompagnement des élèves », le pôle « responsable de la programmation et du catalogue des enseignements » et le pôle « stages ».

Le gestionnaire de scolarité est en interaction forte avec les enseignants-chercheurs de Télécom Paris et des établissements partenaires, ainsi que divers services de l’Ecole.

  1. Assurer la gestion administrative des enseignements
  2. Participer au suivi d’une population d’élèves
  3. Assurer la gestion d’activités spécifiques
  4. Participer à la vie du service

 

 

 

Activités

1- Assurer la gestion administrative des enseignements en coordination avec les enseignants-chercheurs de Télécom Paris ainsi que des établissements partenaires (pour les enseignements de Master en particulier)

Élabore les emplois du temps des Unités d’enseignement

  • Coordonne en lien avec les responsables d’enseignements, les actions à conduire pour la création des emplois du temps,
  • Gère les modifications d’emploi du temps et leur publication
  • S’assure de la mise à jour des déclarations d’activités d’enseignements (DAE) et la saisie de DAE spécifiques

 

Contrôle et garantit le bon déroulement des activités d’enseignement

  • Participe à l’information des élèves sur les choix d’enseignements en présentiel ou en distanciel
  • Gère les inscriptions pédagogiques des élèves dans les unités d’enseignements
  • Procède aux éventuelles répartitions des élèves en groupes
  • Veille à mettre à la disposition des enseignants les aides pédagogiques nécessaires
  • S’assure de la présence effective des enseignants et des élèves dans les salles prévues ; prend les mesures nécessaires en cas d’absence ou de retard d’un enseignant
  • Recueille les justificatifs d’absence des élèves aux cours obligatoires et rend compte au responsable de toute anomalie, incident ou difficulté rencontrée par les élèves ou les enseignants dans le déroulement des activités d’enseignement
  • Prévoit et fait réaliser l’impression de supports de cours et leur distribution aux élèves, éventuellement dématérialisés
  • Contribue à la mise en place des questionnaires d’évaluation des enseignements

Organise les examens et garantit leur régularité

  • Assure la bonne organisation matérielle des examens écrits (dont rattrapages) et répartit les élèves dans les différentes salles.
  • Rend compte au Responsable de tout incident et de tout manquement aux règles
  • Assure la bonne organisation d’examens oraux, entretiens, ateliers,
  • Garantit que l’absence d’un élève à un examen est justifié ou non,
  • Assure la collecte, la saisie et le retour vers les élèves des notes attribuées lors des contrôles de connaissances, ainsi que de leurs copies corrigées
  • Participe à la préparation les tableaux récapitulatifs présentés en jury des études

2- Participer au suivi académique et à l’accompagnement d’une population d’étudiants : ingénieurs, masters, auditeurs libres, mastères spécialisés notamment.

 Assure le suivi régulier des étudiants

  • Accueille les élèves dans le cadre de leur suivi scolaire et leur orientation,
  • S’assure que les étudiants valident les unités d’enseignement,
  • Rencontre les étudiants pour faire le point sur leur scolarité le cas échéant,
  • Alerte le responsable sur les cas d’étudiants dont les résultats scolaires sont insuffisants ou dont le comportement apparaît préoccupant,
  • Participe aux réunions de suivi de scolarité,
  • Contribue à la communication entre la formation initiale et les enseignants responsables des unités d’enseignement ainsi qu’avec les autres services de l’Ecole

Gère les périodes à l’extérieur des étudiants : stages, séjours d’étude, mobilités

  • Edite les conventions de stages
  • Vérifie l’établissement et la validation des contrats d’études
  • S’assure de la validation du stage (notes, soutenance)
  • S’assure que les étudiants valident leur obligation de mobilité à l’internationale

 Informe les étudiants sur leurs choix pédagogiques et les oriente vers les enseignants

  • Participe aux entretiens étudiants / Ecole qui sont organisés régulièrement
  • Assure l’information des étudiants sur les activités d’enseignement et sur les conditions de déroulement de leur scolarité
  • Diffuse et/ou affiche toute information susceptible d’intéresser les étudiants dans le cadre de leur scolarité
  • Oriente les étudiants vers les responsables concernés pour toutes les questions qu’ils se posent individuellement, et accompagne les étudiants sur :
    • les éventuels questionnements organisationnels et méthodologiques,
    • leur intégration dans l’Ecole,
  • Etablit les attestations nécessaires aux étudiants

3  Assurer la gestion d’activités spécifiques

Gère les admissions et les activités spécifiques

  • Contribue à la gestion des admissions et du recrutement des étudiants et apporte son concours à l’organisation des jurys
  • S’inscrit dans une ou plusieurs missions transverses du service

Gère des événements spécifiques

  • Participe aux événements organisés par la direction de la communication pour promouvoir l’Ecole,
  • Participe à l’organisation d’événements en lien avec les différents services de l’Ecole (visite d’entreprises, présentations des enseignements…)

4 Participer à la vie du service

  • Participe aux réunions d’équipe et aux réunions spécifiques à ses missions
  • Rend compte de ses activités et des résultats qui relèvent de ses missions
  • Assure suivant les besoins toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service

 

Compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Diplôme Bac+2 ou équivalent ou
  • Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans ou
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Aisance dans l’utilisation des outils bureautique
  • Maîtrise des outils numériques de gestion et communication (Internet, messagerie électronique, système d’information, etc.)
  • Capacité à s’exprimer à l’oral et à l’écrit en anglais dans un contexte professionnel

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :

  • Expérience professionnelle dans un milieu de jeunes adultes et/ou de l’enseignement

 Capacités et aptitudes :

  •  Autonomie, méthode, sens de l’organisation, esprit d’initiative
  • Goût et aptitude pour le travail en équipe
  • Capacité à dialoguer avec des étudiants
  • Sens du service et de l’accueil
  • Ouverture d’esprit, intérêt pour autrui
  • Grande capacité d’écoute
  • Discrétion et confidentialité

Contact et modalités de candidature

Envoyer 

  • CV
  • lettre de motivation

par mail à : recrutement@telecom-paris.fr