Assistant ou assistante de gestion (F/H)

Caractéristiques du poste :

Date limite : jeudi 30 septembre 2021
Services : Département Informatique et Réseaux (INFRES)
Localisation : 19 place Marguerite Perey 91120 Palaiseau
Poste à pourvoir en : CDI de droit public

Missions

  1. Assurer le secrétariat du département INFRES
  2. Participer à la gestion administrative et logistique du Département

Activités

1. Assurer le secrétariat du département INFRES

  • Gère les appels téléphoniques destinés au département (réception, filtrage, redirection ou prise de messages si nécessaire)
  • Trie et présente le courrier concernant le Responsable de département et distribue celui des autres membres d’INFRES
  • Assure la mise à la signature du Responsable de département de divers documents
  • Assure la rédaction de documents administratifs ou de tableurs à la demande des enseignants-chercheurs
  • Garantit la mise à la disposition des membres d’INFRES des différents formulaires administratifs
  • Assure la gestion des fournitures (y compris les matériels d’impression)

 2. Participer à la gestion administrative et logistique du Département

Missions :

  • Assure la gestion des demandes d’ordre de mission et la rédaction des courriers de soutien pour l’obtention de visa, si nécessaire
  • Assure la gestion des fiches de retour de mission
  • Met à jour le fichier de suivi de missions et du budget
  • Assure la liaison avec la cellule mission
  • Saisit les bons de commande pour les conférences ou les colloques, en assure le suivi et le classement

Budget :

  • Assure le suivi du budget de documentation (revues, livres) et de restauration du Département et élabore les projets de bons de commande pour ces postes de dépense
  • Assure la liaison avec le centre de ressources documentaire de l’Ecole
  • Etablit les dossiers de remboursement de frais de restauration, de conférences et d’achat de documentation
  • Suit les dossiers de commande et les factures en l’absence de ses collègues pour assurer la continuité de service

Organisation d’événements :

  • Gère la partie logistique des conférences organisées au département : réservation de salle, prise de contacts avec les prestataires de restauration, accueil des participants
  • Participe à l’organisation d’évènements (inscription, invitations, bons de commande, badges, etc.)

Gestion des doctorants et des stagiaires du département :

Prend en charge la diffusion et le classement des thèses de doctorat et des rapports de stage

  • Envoie, le cas échéant, aux nouveaux docteurs leurs thèses imprimées
  • Prend en charge la diffusion et le classement des thèses de doctorat et des rapports de stage

 

Vie du département :

  • Assiste la responsable administrative dans la gestion des déclarations d’activités de travail direct sur contrat de recherche (feuilles de temps)
  • Assure l’accueil des personnels non permanents
  • Assure la gestion des personnels lors de leur arrivée et de leur départ

    3. Activités diverses
  • Travaille en collaboration avec les différentes parties prenantes de l’Institut Polytechnique de Paris et de l’IMT (Institut Mines-Télécom)
  • Anime ou collabore à des groupes de travail pour réaliser les projets dans ses domaines de responsabilité (IP Paris)
  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions
  • Assure, en tant que de besoin, toute activité nécessaire au bon fonctionnement de l’activité

Profil et compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :
– Diplôme Bac + 2 ou équivalent
– Diplôme Bac avec expérience professionnelle ≥ à 4 ans ou
– Expérience professionnelle ≥ à 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :
– Connaissance approfondie des logiciels Word et Excel
– Connaissances de base en comptabilité et gestion
– Maîtrise de l’anglais écrit et oral

Capacités et aptitudes :
– Capacité d’adaptation
– Sens du contact
– Rigueur et sens de l’organisation

OBSERVATION :
Certaines activités du poste sont éligibles au télétravail

Contact et modalités de candidature

Céline Laouenan, Responsable administrative du département INFRES

Modalités de candidature  :

Pour postuler vous devez envoyer  :

  • un curriculum vitae
  • une lettre de motivation

sur : https://institutminestelecom.recruitee.com/o/assistante-de-gestion-a-telecom-paris-cdi