Assistant.e à la Direction des Relations Internationales

Caractéristiques du poste :

Date limite : mardi 16 mars 2021
Service : Direction des Relations Internationales
Localisation : 19 Place Marguerite Perey, Palaiseau 91120
Poste à pourvoir en : CDD de  6 mois à mi-temps

Missions

  1. Assister le responsable et les autres membres du service
  2. Assurer les activités administratives de la DRI
  3. Contribuer à la gestion des relations extérieures du service

Activités

1. Assister le responsable et les autres membres du service

  • Contribue aux actions logistiques nécessaires au bon déroulement de visites de partenaires, des réunions organisées par la DRI et des manifestations organisées en collaboration avec d’autres services
  • Contribue à l’accueil et les relations de tiers travaillant avec le responsable ou les autres membres du service
  • Contribue aux activités courantes de secrétariat du service (numérisation ou impression de documents, gestion de courrier)

 2. Assurer la gestion et les activités administratives de la DRI

  • Produit des tableaux de bord et des indicateurs relatifs à ses activités en fonction des demandes du responsable et des autres membres du service
  • Produit les tableaux de bord Erasmus en lien avec la responsable des mobilités sortantes

3. Participer à la gestion des relations extérieures du service

  • Contribue à entretenir le lien avec les partenaires internationaux, notamment concernant la mobilité sortante des étudiants
  • Assiste la responsable des mobilités sortantes en séjours d’études des étudiants de l’École pour la constitution, la vérification et l’envoi des dossiers de candidature vers les établissements partenaires, en particulier :
    • Prépare les documents nécessaires, en lien avec la Direction de l’Enseignement (DE), et les envoie aux étudiants qui en font la demande
    • Collecte, numérise ou imprime les documents nécessaires à la constitution de dossiers de candidature pour mobilités sortantes, procède à l’envoi par voie postale (si nécessaire de ces dossiers)
    • Travaille avec la Direction de l’Enseignement pour l’envoi des relevés de notes des étudiants sortants et entrants, la diplomation des étudiants en double-diplôme
  • Procède à la collecte des pièces justificatives de bon achèvement des mobilités sortantes bidiplômantes
  • Contribue au suivi des élèves en mobilité sortante et à la collecte de retour d’expériences
  • Contribue à l’établissement des accords bilatéraux liés à la nouvelle Charte 2021-2027

4. Activités diverses

  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions
  • Participe à des projets et à des groupes de travail dans ses domaines de responsabilité
  • Assure en tant que de besoin toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service et relevant de ses compétences.

Compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Diplôme Bac + 2 ou équivalent
  • Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ à 4 ans ou
  • Expérience professionnelle ≥ à 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :
– Très bonne pratique de l’anglais écrit et parlé
– Savoir rédiger en français
– Rigueur dans l’organisation et la gestion des tâches administratives
– Maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication
– Connaissance de l’organisation de l’Enseignement supérieur en France, et des Grandes écoles en particulier

Capacités et aptitudes :
– Aptitudes et intérêt pour le travail en équipe
– Aptitude à échanger et collaborer avec des interlocuteurs d’établissements d’enseignement supérieur au plan international
– Sens relationnel (collègues dans et hors l’école, étudiants)
– Sens de la diplomatie dans les relations internationales
– Aisance rédactionnelle
– Autonomie, rigueur dans la réalisation des activités, sens de l’organisation

Contact et modalités de candidature

Jean-François NAVINER,

Directeur des Relations Internationales

Modalités de candidature  :

Envoyer 

  • un curriculum vitae
  • une lettre de motivation

à : https://institutminestelecom.recruitee.com/o/assistante-a-la-direction-des-relations-internationales-a-telecom-paris-cdd-6-mois-mitemps