Responsable de la division immobilier et logistique

Caractéristiques du poste :

Date limite : vendredi 3 avril 2020
Services : Secrétariat Général / Division Immobilier et Logistique
Localisation :  19 place Marguerite Perey 91120 Palaiseau
Poste à pourvoir en : CDI de droit public

Missions

1.  Gérer la division, manager l’équipe et informer tout le personnel de l’École Télécom Paris sur les interventions en cours

2.  Garantir le bon fonctionnement des équipements et installations techniques de l’École

3.  Piloter, gérer et garantir la qualité des travaux et des prestations réalisés ou sous traités

4.  Garantir le respect des règles relatives à la sécurité

5.  Gérer le patrimoine, assurer les inventaires, lister et suivre les désinvestissements

6.  Assurer la gestion et/ou l’animation des actions relatives à la vie de campus

 

Activités

1. Gérer la division, manager l’équipe et informer tout le personnel de l’École sur les interventions en cours

  • Anime la division, assure la descente et la remontée d’informations
  • Fixe les objectifs, les notifie dans les entretiens annuels, évalue les résultats
  • Gère le budget notifié et garantit le meilleur rapport qualité/délai/coût
  • Optimise l’organisation de la division pour garantir la qualité des services rendus
  • Définit, met en place et diffuse les procédures pour toutes les prestations de services et les interventions récurrentes
  • S’assure de la diffusion de l’information relative aux interventions (liste des travaux, planning, état d’avancement ….) au personnel concerné
  • Inscrit le management et la division dans un objectif d’optimisation (mutualisation, échanges de bonnes pratiques) au périmètre de IP Paris

2. Garantir le bon fonctionnement des équipements et des installations techniques de l’École

  • Définit et propose les programmes annuels et pluriannuels d’opérations d’entretien des installations techniques et des équipements immobiliers de l’École, dans le respect du schéma directeur et des obligations liées à la sécurité
  • Définit, propose et suit les plans pluriannuels de mise aux normes réglementaires des locaux ou installations techniques (suite aux rapports de contrôles annuels, rapports commissions de sécurité, etc.)
  • Définit, propose et suit les plans d’action dans le cadre de l’hygiène et de la sécurité du travail

3. Piloter, gérer et garantir la qualité des travaux et des prestations réalisées ou sous traités

  • Supervise les cahiers des charges et programmes réalisés en interne ou confiés à des prestataires extérieurs
  • Assure la maîtrise d’ouvrage pour toutes les opérations de travaux (aménagements, mise aux normes, réfections, …)
  • Propose et pilote les études relatives à l’amélioration des conditions de travail et d’ergonomie et d’environnement
  • Met en place un suivi de la qualité perçue par les clients, rend compte des résultats au Secrétaire Général et les publie
  • Définit et met en place les suivis des principaux coûts ou des principales dépenses par unité d’œuvre et propose les plans d’économies associés
  • Garantit l’exécution des prestations d’accueil, de gardiennage, de nettoyage, de pool de véhicules, de courrier, de reprographie, etc. nécessaires au bon fonctionnement de l’école
  • Gère la réservation des salles pour les besoins autres que ceux relatifs à l’enseignement

4. Garantir le respect des règles relatives à la sécurité

  • Met en place et supervise une procédure de veille réglementaire et normative sur les règles liées à la sécurité et informe le personnel concerné des évolutions
  • Garantit le respect des obligations relatives aux règles régissant la sécurité dans un Établissement Recevant du Public (ERP) et plus généralement de toutes celles concernant la législation sur les travaux, l’environnement et les conditions de travail
  • Prépare les visites de la commission de sécurité et est l’interlocuteur de ses membres
  • Garantit la mise à jour permanente du document unique en relation avec le réseau des Agents Chargés de la Mise en Œuvre des règles d’hygiène et de sécurité (ACMO)
  • Garantit le bon fonctionnement des installations de sécurisation des locaux (vidéo surveillance, alarme anti-intrusion, contrôle d’accès, serrurerie électronique …)
  • Garantit le respect des procédures d’accès aux données stockées (RGPD)
  • Garantit le respect des obligations de l’Ecole vis-à-vis de la Protection du Potentiel Scientifique et Technique (PPST)

5. Gérer le patrimoine, assurer les inventaires, lister et suivre les désinvestissements

  • Suit et marque tous les matériels (hors informatique) entrant dans le patrimoine
  • Assure un inventaire physique tous les 2 ans et dresse la liste des désinvestissements
  • Assure la collecte de tous les matériels mobilier et informatique hors d’usage, garantit leur recyclage ou destruction dans les règles imposées
  • Assure la mise à jour de la base de données relative aux locaux (surface par type, par département …)
  • Assure la gestion des archives de l’École conformément à la règlementation et aux usages en vigueur avec pour objectif final la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED)

6. Assurer la gestion et/ou l’animation des actions relatives à la vie de campus

  • Assure la gestion de la politique logement de nos étudiants
  • Développe l’offre de logements et suit les conventions avec les résidences partenaires
  • Assure la gestion des moyens nécessaires aux activités sportives
  • Contribue au développement  des animations moteurs d’une vie campus

7. Activités diverses

  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de sa mission
  • Assure, en tant que de besoin, toute activité nécessaire au bon fonctionnement du service

Compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Diplôme Bac + 5 ou équivalent
  • Diplôme Bac + 4 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ à 4 ans ou
  • Diplôme Bac + 3 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ à 6 ans ou
  • Diplôme Bac + 2 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ à 10 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Management d’équipe
  • Pilotage d’opérations de travaux (Maîtrise d’ouvrage ou Maîtrise d’œuvre, Loi MOP…)
  • Pilotage de projet
  • Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Access, Courrier électronique

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :

  • Maîtrise de logiciels de gestion de projet, de gestion des plans (Autocad …)
  • Gestion (Code des marchés publics, comptabilité publique)
  • Négociation dans le cadre de l’achat public
  • Animation de groupes de travail
  • Pratiques de négociation dans un contexte de ressources restreintes et de forts impératifs réglementaires

Capacités et aptitudes :

  • Capacité d’écoute (clients internes)
  • Capacité de communication orale et écrite
  • Force de propositions pour optimiser l’existant
  • Esprit de synthèse
  • Réactivité et pragmatisme

 

Modalités de candidature

Envoyer 

  • CV
  • lettre de motivation

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