Gestionnaire administratif et financier (F/H)

Caractéristiques du poste :

Date limite : vendredi 18 juin 2021
Services : Secrétariat Général / Division Finances
Localisation : 19 place Marguerite Perey 91120 Palaiseau
Poste à pourvoir en : CDD à pourvoir dès à présent jusqu’au 11 novembre 2021

Missions

  1. Collaborer au suivi de l’exécution du budget et à la gestion des activités de formation continue
  2. Participer à l’organisation administrative et logistique de Télécom Evolution et des Mastères Spécialisés

 

 

Activités

1. Collaborer au suivi de l’exécution du budget et à la gestion des activités de formation continue

  • Assure la gestion du processus dépenses pour la Formation Continue (saisie et suivi des projets de bons de commande, contrôle et suivi des factures avant validation et/ou certification du responsable Pôle Administratif.
  • Assure la gestion des demandes de remboursement (achats de matériel et abonnements services web par exemple)
  • Veille et contribue à la réussite des opérations de clôture de fin d’exercice (relances fournisseurs, charges constatées d’avance)
  • Initialise ou renouvelle, formalise et suit les contrats de prestation avec les intervenants vacataires sur honoraires de Telecom Evolution et des Mastères Spécialisés
  • Suit la situation administrative des intervenants vacataires sur salaire de Telecom Evolution et des Mastères Spécialisés et assure les relances au besoin (dossiers ressources humaines)
  • Constitue un état des recouvrements des Mastères Spécialisés et en assure une diffusion périodique aux assistantes
  • Procède à la mise à jour des tableaux de bords de suivi administratif et contribue à leur évolution2.  Participer à l’organisation administrative et logistique de Télécom Evolution et des Mastères SpécialisésSecrétariat :
    • Archive les déclarations d’activité
    • Relève et diffuse le courrier entrant et sortant de Télécom Evolution sur le site de Palaiseau (et envoi des diplômes en recommandé)

    Suivi logistique :

    • Pilote les prêts de matériels informatiques avec le concours de l’assistante de direction de Télécom Evolution (ordinateurs portables, vidéo projecteurs, connectique et multimédia) et en réalise l’inventaire tous les trimestres (et commande en fonction des besoins)

    Administration liée au déploiement de sessions :

    • Commande les pauses-cafés et les repas stagiaires et intervenants, assure l’interface avec les fournisseurs (marchés de restauration) en fonction du planning des formations et réunions
    • Participe à la gestion administrative de l’évènementiel (remises de diplômes, colloques, etc)
    • Assure la recherche de fournisseurs ou prestataires en vue de satisfaire au déploiement des sessions (besoins courants, hors demandes très techniques ou scientifiques)
    • Dispose sur les présentoirs les supports de communication papier (plaquettes, catalogue, kakémonos)
    • Sur instructions du responsable pédagogique ou de l’assistante de déploiement, commande les ouvrages remis aux stagiaires en session.
    • Génère, fait éditer, fait valider et assure la diffusion des diplômes de Télécom Evolution

    3. Activités diverses

  • Participe à des évènements (salons, etc.) et à l’organisation logistique et matérielle de colloques ou séminaires.
  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions
  • Assure, en tant que besoin, toute activité nécessaire à la continuité du service

Compétences

Niveau de formation et/ou expérience requis :
–    Diplôme Bac + 2 ou équivalent
–    Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans ou
–    Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :
– Maîtrise des outils bureautiques (Word et Excel) et des outils de gestion (base de données)
– Maîtrise des outils de communication (Internet, messagerie électronique, etc.)
– Techniques de classement

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :
– Connaissance de l’environnement comptable des établissements publics
– Connaissance du domaine de la formation professionnelle continue : aspects juridiques et légaux, fonctionnement d’un organisme de formation, connaissance du marché et des prestataires pour les différents domaines

Capacités et aptitudes :
– Bonne aptitude à la communication et au travail en équipe (sens du service)
– Capacité rédactionnelle
– Rigueur et sens de l’organisation

Contact et modalités de candidature

Xavier Vachy, Responsable Administratif Télécom Evolution et Mastères Spécialisés

Modalités de candidature  :

Envoyer 

  • un curriculum vitae
  • une lettre de motivation

Par mail à : https://institutminestelecom.recruitee.com/o/gestionnaire-administratif-et-financier-fh-a-telecom-paris